Como preparar sua revenda agrícola para a implantação de um software de gestão

24/06/2015 - Revendas

As revendas são importantes agentes quando o assunto é a distribuição de insumos agrícolas. Se ponderarmos os termos, pode-se dizer que a maior parte desses insumos que chegam aos produtores rurais brasileiros passaram por revendas.

Atualmente, a revenda de insumos agrícolas sentiu a necessidade de implantar softwares inteligentes que possam contribuir ainda mais para a gestão das atividades, a fim de reduzir custos e agilizar processos internos. Veja como preparar a sua revenda agrícola para um bom software de gestão:

Como profissionalizar uma revenda agrícola?

É preciso que haja um bom planejamento para realizar compras, com base em dados e informações confiáveis no histórico de vendas e todo o giro de mercadorias. Além disso, é importante investir cada vez mais no relacionamento com o produtor rural para entender suas necessidades. Isso só será possível através de uma equipe motivada e que seja capaz de programar a margem da empresa, assim como os custos e o preço de cada venda realizada.

O processo de profissionalização é o ato de transformar toda a gestão da revenda, possibilitando ao empresário tomar as decisões certas, mantendo-se relevante no mercado. E é com base nessa necessidade que a revenda agrícola decidiu investir, através de informações gerenciais confiáveis, num software seguro e que trabalhe a gestão do negócio de forma clara e objetiva.

Qual é a necessidade da apuração de dados?

Ao apurar os dados mais relevantes da sua revenda agrícola será possível identificar qual é a situação real da empresa, constatando quais são os indicadores decisivos, tais como: custos, lucro líquido, rentabilidade e a lucratividade do seu negócio. Quando uma empresa decide coordenar esses dados, o processo de gestão da revenda se torna cada vez mais eficaz, maximizando seus resultados.

Por que implantar um sistema integrado de gestão empresarial é a melhor solução?

Além de ajudar os empresários a eliminar a maioria dos processos manuais, a implementação de um software inteligente trabalha para diminuir o tempo de execução de várias tarefas. Ele será responsável por padronizar a maioria dos processos operacionais e melhorar o fluxo de informações. Além disso, melhoras consideráveis poderão ser notadas no aumento da qualidade, produtividade, reduzindo o tempo total de execução de tarefas, garantindo mais rapidez de resposta aos clientes.

O importante é que você saiba que a otimização dos recursos e a redução no desperdício nunca dependerão apenas de um sistema, mas também de uma equipe motivada. No entanto, qualquer tipo de melhora sempre trará ganhos para a sua revenda, além da redução de custos.

O processo de implementação: o que é necessário considerar?

Não se esqueça que sua revenda é constituída de pessoas. Não adianta saber que um software inteligente fará uma enorme diferença nos negócios se sua equipe não for devidamente apresentada a ele. Cada área será responsável por determinada atividade dentro da nova plataforma, exigindo uma nova maneira de conduzir suas tarefas. Antes de implementar um software, portanto, tenha em mente que são os hábitos trabalhistas que constituem a cultura de uma empresa.

Trabalhe para construir um ambiente em que seus colaboradores, agora com um novo software, possam continuar aplicando conhecimentos, habilidades e o mesmo valor cultural que foram conquistando ao longo dos anos, sem deixar que isso se perca.

Atente-se à escolha do software ideal para o seu negócio

Essa etapa da implantação de um software em sua empresa de revenda agrícola é de extrema importância. É a partir de pesquisas e elaboração de uma lista dos requisitos essenciais que sua empresa precisa que será possível escolher o software que melhor atende a todos. Procure destacar quais são os requisitos indispensáveis e que possam ser adaptáveis a essa nova estratégia.

Uma boa dica é fazer o teste em algumas ferramentas antes mesmo de comprá-la. Quando você faz uma simulação geral das ferramentas que o software te oferece, saberá se ele realmente atenderá a 100% da sua demanda, para evitar customizações futuras. Uma vez realizados os testes, você estará pronto para escolher o que mais atende aos pré-requisitos do seu negócio e colocar a mão na massa.

Uma boa dica é agendar uma apresentação de alguns softwares antes de comprá-lo. Nesta apresentação você deve solicitar uma simulação geral das ferramentas que o software te oferece e também das situações particulares de sua revenda. Uma vez realizadas as apresentações, você estará pronto para escolher o que mais atende aos pré-requisitos do seu negócio e colocar a mão na massa.

Participe e engaje seus colaboradores a acompanhar todo o processo de implantação

Em geral, quando uma revenda agrícola decide implantar um novo software de gestão, os problemas que surgem logo no começo precisam ser devidamente corrigidos. É provável que haja a necessidade de ser otimizado em alguns parâmetros, a fim de que o processo de gestão possa funcionar devidamente de acordo com as necessidades.

Você e seus colaboradores ainda não conhecem o sistema e provavelmente o consultor de implantação também não conhece a "cultura da revenda. É preciso que você e todos os funcionários estejam envolvidos no processo de implantação, a fim de que todos possam interagir e acostumar com o novo software.

A importância de um bom fornecedor e o serviço de suporte aos usuários

Vários funcionários de inúmeros departamentos terão acesso à ferramenta e talvez seja necessário algum tipo de serviço de manutenção ou suporte para selecionar algumas das dúvidas e problemas operacionais que poderão surgir.

É importante que seu fornecedor seja sério e trabalhe de acordo com a lei, garantindo que seu software não se torne obsoleto, fornecendo suporte técnico e manutenção sempre que necessário. Tenha em mente que o seu sistema deve crescer junto com a empresa, evoluindo tecnologicamente em um curto prazo.

Para não haver problemas no futuro, escolha um bom fornecedor, pois ele será tão importante quanto o novo software em si. Peça informações sobre o atendimento a clientes que já utilizam o software escolhido.

Procure avaliar todos os relatórios de desempenho

Depois de cumprir todas essas etapas, você e sua equipe estarão prontos para colocar o software em prática. Porém, é a partir desse ponto que será de extrema importância que os gestores conheçam profundamente os dados e informações de todas as áreas da empresa, podendo traduzir claramente a realidade do negócio.

Dessa maneira, será mais fácil tomar as melhores decisões em relação a todas as atividades de vendas e compras, assim como também facilitará na elaboração de um planejamento financeiro mínimo de toda a receita e investimentos.

Quais são os resultados da implantação de um novo software?

Várias pesquisas foram realizadas e os resultados foram bastante promissores. Depois da implantação de um novo software de gestão, todas as empresas tiveram mudanças positivas. Confira os dados:

  • 32% de redução em todos os estoques;
  • 27% de redução de pessoal em toda a empresa;
  • 26% em aumento de produtividade nas atividades;
  • 20% de redução total no tempo de ciclo de pedidos;
  • 19% de redução no tempo de fechamento da contabilidade/financeiro;
  • 14% de redução no custo de investimento em TI.

(Dados segundo: FILHO, LC, Implantação de Sistemas, São Paulo, Atlas)

Quais são os reais benefícios da implementação de um software de gestão?

Empresas que trabalham com revenda agrícola só tem a agradecer após a implantação de um software de gestão. Essa nova estratégia de negócio diminui custos operacionais e dos inúmeros retrabalhos que geralmente acontecem nesse setor.

Além disso, um novo software elimina processos manuais e acaba por diminuir o tempo de execução de várias tarefas, padronizando processos, qualificando o fluxo de informação, além de melhorar exponencialmente a qualidade do retorno que é dado aos produtores.

Invista nesse tipo de tecnologia e garanta que sua revenda tenha apenas ganhos em todas as áreas do seu negócio. Ainda tem dúvidas sobre como implantar um software de gestão na sua revenda agrícola? Entre em contato conosco!

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