Dicas para controlar contas a receber nas revendas agrícolas

20/09/2015 - Revendas

Para que uma revenda de insumos agrícolas possa ter uma política financeira adequada, ou seja, equilíbrio entre as entradas e saídas de dinheiro, inicialmente é necessário que o responsável por sua gestão compreenda alguns conceitos. Um deles é o relativo a ano fiscal versus ano safra e como isso pode influenciar as políticas de crédito tanto de fornecedores quanto de instituições financeiras e, por consequência, como isso pode afetar toda a saúde financeira da revenda — que tem relação íntima com suas contas a receber.

E por que se deve compreender isso? Tanto fornecedores, responsáveis pelos produtos que serão comercializados, quanto as instituições financeiras provedoras de créditos como empréstimos, financiamentos e leasings, normalmente utilizam o ano fiscal para suas políticas relacionadas aos limites de crédito, que nada mais são do que os prazos que a revenda agrícola terá para pagamento de suas dívidas, bem como solicitações de garantias ou ainda algumas decisões que podem até descontinuar uma determinada parceria, acarretando, com isso, diminuição ou até corte na entrada de recursos financeiros.

Ano fiscal e ano safra na revenda agrícola

Quando é utilizado o ano fiscal para análise de uma revenda agrícola, são analisados resultados que ainda não demonstram todo o volume financeiro da empresa, já que o ciclo operacional destas se encerra com o ano safra e isso ocorre por meados de maio, quando a maioria dos clientes quitará suas dívidas. Por consequência, é o período em que se apresentam o maior número de pagamentos a fornecedores.

Vale a pena destacar que as análises feitas com os resultados de dezembro, que ainda não possuem toda a movimentação financeira da empresa, poderão gerar alguns problemas decorrentes de falta de liquidez, pois, justamente os valores referentes às vendas ainda não foram recebidos, e também de um alto nível de capital de terceiros, já que os fornecedores ainda não foram pagos.

Depois desses conceitos, uma ferramenta valiosa que poderá ser utilizada é o fluxo de caixa, que leva em consideração o fato de que o recebimento das contas ocorrerá de forma concentrada em uma janela de tempo que vai de maio até agosto — e muitas das contas também deverão ser pagas nesse período.

No entanto, outros custos como salários, comissões e outras despesas correntes ocorrerão durante todo o ano, assim, o proprietário ou gestor de uma revenda de insumos agrícolas deve saber que tudo o que for ganho durante o período de recebimentos será utilizado para um longo período de pagamentos.

Caso o responsável pelas contas faça uma análise incorreta, ou seja, utilizando-se do ano fiscal para sua análise, ele corre o risco de comparar despesas operacionais do ano atual com receitas do ano anterior, o que gerará um conflito entre contas de despesas e receitas ou, ainda, por falta de dinheiro (que ocorre simplesmente pela diferença entre o prazo de pagamentos e de recebimentos).

Uma possível saída para esse problema é a utilização de análises trimestrais, em que o responsável pela revenda agrícola deve acompanhar de perto as demonstrações e auxiliar os responsáveis pela cessão do crédito para que compreendam como as sazonalidades influenciam sua revenda.

Contas a receber influenciadas pelo ano fiscal e pelo ano safra

Todo esse entendimento pode não ser efetivo caso não se tenha uma boa política de contas a receber. Depois de compreendidos aspectos importantes relativos às finanças de uma revenda de produtos agrícolas, agora é preciso lembrar que as vendas a prazo podem gerar despesas com análises de potencial de crédito de clientes, ou seja, se estes têm possibilidades de honrar seus débitos na data acordada.

É necessário estudar limites de valores para cada cliente de acordo com uma análise detalhada do tamanho da empresa, seu histórico de pagamentos, definição do risco de cada cliente de acordo com critérios como histórico e, por fim, possíveis descontos que poderão ser ofertados em caso de pagamento antecipado.

Além desses pontos, deve-se lembrar que poderão existir despesas envolvendo cobrança de duplicatas que eventualmente não forem recebidas (bancos, cartórios, ações judiciais), algumas perdas com duplicatas incobráveis, aquelas que terão de ser assumidas como prejuízo, entre outros fatores que fazem parte do processo de vendas a prazo.

Política de crédito e contas a receber

Uma boa política de crédito é aquela envolvendo critérios para a concessão, procedimentos e diretrizes de cobrança, bem como suspensão de créditos de clientes inadimplentes e medidas para possíveis perdas.

Além disso, o empresário ou gestor de uma revenda agrícola precisa se preocupar com os seguintes pontos:

·Organização da forma de recebimentos: consideração das datas das parcelas, estabelecimento de juros e multas para eventuais atrasos. Aqui, entra a importância de manter um bom relacionamento com os clientes para que se compreendam possíveis motivos de atraso e se possa agir, muitas vezes, negociando o recebimento.

·Prazos e definição de quem fará as cobranças: as datas e os funcionários, bem como a forma como estes farão os contatos de cobrança dos títulos em atraso.

·Fixação de prazos de recebimento de suas vendas compatíveis com seus prazos de pagamentos: assim, não haverá descompasso entre entradas e saídas. Aqui, entra a importância do entendimento e correto uso do fluxo de caixa.

·Sugestão de utilização de análises trimestrais por fornecedores e instituições financeiras para que estas tenham uma real noção da situação financeira da empresa, de acordo com seus prazos de recebimento e pagamento — lembrando que estes não coincidem como ano calendário.

·Utilização de um software de gerenciamento para toda a movimentação financeira, podendo consultar, a qualquer momento, os valores a serem recebidos e também os que deverão ser pagos.

·Lançamento tempestivo dos pagamentos, ou seja, no momento em que eles ocorrem, justamente para que se conheça a situação financeira atual da revenda, evitando cheques não depositados ou sem a identificação de recebimentos.

Dessa forma, é preciso sempre lembrar que uma boa gestão das contas a receber deverá ser aliada a práticas adequadas de crédito e cobrança e a compreensão dos ciclos das revendas agrícolas, sendo que estes fatores são relevantes e precisam ser determinados e conhecidos pelos principais envolvidos, os quais deverão ter estrutura e domínio desses conceitos para a boa gestão financeira de uma revenda agrícola.

Invista em um software que possui funcionalidades de gestão de contas a receber, facilitando o seu dia a dia como gestor de uma revenda de insumos agrícolas.

Como você faz esse controle na sua revenda? Tem outras dicas para compartilhar conosco? Deixe um comentário aqui no blog e divida sua experiência!

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